会社の繁忙期や予期せぬトラブル対応などで、どうしても法定労働時間を超えて従業員に働いてもらわなければならない場面は少なくありません。
その際に必要となるのが「36協定」ですが、通常の協定で定められた上限時間をさらに超えて時間外労働を命じるためには、「特別条項付き36協定」の締結と届出が必要です。
しかし、この特別条項は無制限に残業を認めるものではなく、働き方改革関連法によって厳格なルールが設けられました。
知らずに運用してしまうと、法律違反となり罰則の対象になる可能性もあります。
今回は、特別条項付き36協定で定められた上限時間や、届出の際に守るべき要件についてご紹介します。
特別条項付き36協定で定められた上限時間とは？
年720時間、月100時間未満、複数月平均80時間以内が上限
特別条項付き36協定を締結した場合でも、遵守しなければならない時間外労働の上限は以下の通りです。
・時間外労働は年720時間以内
・時間外労働と休日労働の合計は、単月で100時間未満
・時間外労働と休日労働の合計は、2〜6ヶ月のどの期間で平均しても月80時間以内
特に注意が必要なのは、複数月の平均です。
例えば、ある月が95時間、翌月が65時間だった場合、2ヶ月の平均は80時間となり上限内ですが、もし翌月も95時間だった場合は平均が95時間となり上限を超えてしまいます。
どの2〜6ヶ月の期間を切り取って計算しても、平均80時間以内に収めなければなりません。
これらの上限は、従業員の健康を守るための絶対的なルールとして定められています。
時間外労働が月45時間を超えられるのは年6回まで
特別条項は、あくまで臨時的・例外的な措置であるという考え方に基づいています。
そのため、原則の上限である「月45時間」を超えることができるのは、1年のうち6回までと定められています。
年の半分を超えて月45時間以上の残業が常態化することは認められません。
ただし、自動車運転業務や建設業（災害復旧・復興を含む）、医師の業務など、法令上あるいは政令・通達上適用が異なる業種・業務については、この「年6回まで」の制限が適用されない、または別の上限が設けられている場合もあります。
この回数制限は、企業が恒常的な長時間労働に頼るのではなく、業務効率化や人員配置の見直しなどを通じて、労働時間を適正に管理することを促す目的もあります。
適用には「臨時的で特別な事情」が具体的に必要
特別条項を適用できるのは、「通常予見することのできない業務量の大幅な増加等に伴い臨時的に限度時間を超えて労働させる必要がある場合」に限られます。
例えば、以下のようなケースが該当します。
・製品の突発的な仕様変更や大規模なクレームへの緊急対応
・予期せぬシステムトラブルや機械トラブルへの対応
・決算業務など、特定の時期に集中する繁忙業務
「なんとなく忙しいから」といった曖昧な理由では認められません。
36協定を届け出る際には、この「特別な事情」をできる限り具体的に記載する必要があります。
届出の際に遵守すべき法的要件とは？
適用理由と労働者の健康確保措置の明記が必須
法改正により、特別条項付き36協定の届出様式（様式第9号の2）には、限度時間を超えて労働させる具体的な理由の記載が必須となりました。
さらに重要なのが、「健康及び福祉を確保するための措置（健康福祉確保措置）」の明記です。
これは、長時間労働となる従業員の心身の健康を守るために、会社が講じる具体的な対策を指します。
具体的には、以下のような項目から自社の実情に合った措置を選択し、協定書に記載しなければなりません。
・医師による面接指導の実施
・終業から次の始業までに一定の休息時間（勤務間インターバル）を確保すること
・代休や特別な休暇を付与すること
・深夜労働の回数を制限すること
・健康問題に関する相談窓口を設置すること
これらの措置は、従業員の健康を守るという企業の安全配慮義務を果たす上でも非常に重要です。
従業員の健康確保措置を実施し、その記録を3年間保存する
健康福祉確保措置は、協定に記載するだけでなく、実際に従業員に対して実施する義務があります。
そして、その措置の実施状況に関する記録を作成し、協定の有効期間が満了した後3年間は保存しなければなりません。
この記録は、労働基準監督署の調査などがあった際に、企業が適切に従業員の健康管理を行っていたことを証明するための重要な証拠となります。
違反した場合は懲役または罰金が科される恐れがある
もし、定められた上限時間を超えて従業員に時間外労働をさせたり、そもそも36協定を届け出ていなかったりした場合には、法律違反となります。
この場合、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科される可能性があります。
この罰則は、時間外労働を命じた管理者個人だけでなく、法人である会社も対象となる可能性があります。
また、悪質なケースでは厚生労働省によって企業名が公表されることもあり、企業の社会的信用を大きく損なうリスクも伴います。
まとめ
特別条項付き36協定は、予期せぬ業務量の増加に対応するための制度ですが、その適用には厳格なルールが定められており、一歩間違えれば法令違反のリスクを伴います。
上限時間の管理や「健康福祉確保措置」の適切な運用は、従業員の健康を守ると同時に、企業のリスク管理においても最重要課題です。
しかし、毎年の法改正に対応しながら、正確な協定書を作成し、運用まで徹底することは担当者様にとって大きな負担かと思います。
諏訪労務管理センターでは、貴社の実情に合わせた36協定の作成・届出を代行しております。
煩雑な手続きもオンライン対応で迅速に完了でき、法改正に即した適切な労務管理体制の構築もサポートいたします。
「現在の36協定の内容で問題ないか不安」「リスクのない運用方法を知りたい」とお考えの企業様は、ぜひ一度当センターまでご相談ください。
