従業員の通勤手段として、マイカー通勤を認めている会社は少なくありません。
特に長野県のような地域では、マイカーは生活必需品であり、重要な通勤手段となっています。
しかし、会社としてマイカー通勤を認める以上、そこには様々なリスクが伴うことを忘れてはなりません。
特に、通勤途中に従業員が事故を起こしてしまった場合、会社が「使用者責任（民法715条）」を問われ、被害者に対して損害賠償責任を負う可能性もゼロではないのです。
こうした万が一の事態に備え、会社と従業員双方を守るために不可欠なのが「マイカー通勤規定」の整備です。
今回は、マイカー通勤規定を設ける際に押さえておきたいポイントについてご紹介します。
マイカー通勤規定には何を定めるべきか？
許可基準と任意保険への加入を定める
まず大前提として、マイカー通勤は従業員の権利ではなく、会社が許可するものであることを明確にする必要があります。
その上で、「公共交通機関での通勤が著しく困難な場合」や「自宅から会社までの距離が一定以上ある場合」など、誰にでもわかる客観的な許可基準を設けましょう。
そして、許可する際の絶対条件としたいのが、任意保険への加入です。
万が一の事故に備え、強制保険である自賠責保険だけでは補償が不十分なケースがほとんどです。
そのため、「対人・対物賠償ともに無制限」といった会社が指定する補償内容以上の任意保険への加入を義務付けましょう。
許可申請時には、運転免許証や車検証のコピーとあわせて保険証券のコピーを提出してもらい、会社として加入状況や有効期限をしっかり確認することが、リスク管理の第一歩となります。
通勤手当と駐車場代の費用負担ルールを決める
マイカー通勤者への通勤手当は、公共交通機関のように金額が明確ではないため、公平性を保つための計算ルールが必要です。
多くの企業では、「往復の通勤距離（キロメートル）×1キロメートルあたりの単価×出勤日数」といった形で算出しています。
この「1キロメートルあたりの単価」は、ガソリン価格や車両の維持費などを考慮して会社ごとに設定します。
また、所得税法で定められた通勤距離ごとの非課税限度額を上限として、距離に応じた定額を支給する方法も、管理がシンプルでおすすめです。
通勤距離の測定方法も統一しておきましょう。
従業員の自己申告に任せると不公平感が生じやすいため、「Googleマップなどの地図アプリで、会社に届け出た現住所から会社までの最短経路を基準とする」など、会社としての基準を明確に定めておくことが大切です。
さらに、駐車場の確保と費用負担についても明記が必要です。
会社が駐車場を提供しない場合は、「駐車場は各自の責任と費用で確保すること」と規定に盛り込み、トラブルを避けましょう。
事故発生時の対応と責任の所在を明確にする
従業員が通勤中に事故を起こした場合、前述の通り会社も損害賠償責任を負う可能性があります。
これは、従業員の労働によって利益を得ている会社も、そのリスクを負担すべきという「報償責任」の考え方によるものです。
このリスクをコントロールするため、規定には事故発生時の対応をはっきりと記載することが不可欠です。
「通勤途中の事故については、原則として運転者本人の責任において解決にあたる」旨を明記し、安全運転義務を徹底させましょう。
ただし、規定に書いたからといって会社の法的責任が完全に消えるわけではないため、前述の任意保険加入が重要になるのです。
また、事故を起こした際は、速やかに会社へ報告することを義務付ける規定も必要です。
これにより、会社は状況を迅速に把握し、労災保険の適用（通勤災害）の要否を判断するなど、適切な対応をとることができます。
規定作成で注意すべき点は何か？
就業規則本体とは別に詳細規程を作成する
マイカー通勤に関するルールをすべて就業規則本体に記載すると、内容が煩雑になりがちです。
そこでおすすめなのが、就業規則には「マイカー通勤に関する詳細は、別途定める『マイカー通勤管理規程』による」といった委任規定のみを置き、具体的な内容は別の規程で定める方法です。
こうすることで、ガソリン価格の変動に応じて通勤手当の単価を見直す際などにも、就業規則本体を変更することなく、柔軟に対応できます。
テンプレートを参考に自社のルールを定める
インターネット上には、マイカー通勤規定のテンプレートが数多く公開されています。
これらを活用するのは非常に効率的ですが、そのまま使用するのは避けましょう。
会社の立地、駐車場の有無、従業員の通勤状況など、自社の実情に合わせて内容を修正・追記することが重要です。
テンプレートはあくまで雛形として、自社独自のルールを盛り込んでいきましょう。
専門家へ相談し法務リスクを回避する
自社だけで規定を作成すると、法的な視点が漏れてしまい、いざという時に会社を守れない規定になってしまう恐れがあります。
特に、使用者責任などの法律に関わる部分は専門的な知識が求められます。
安心して運用できる規定を作成するためにも、社会保険労務士などの専門家に相談し、法的なリスクがないかチェックしてもらうことを強くおすすめします。
まとめ
マイカー通勤は、従業員にとって利便性の高い手段ですが、会社にとっては事故のリスクと隣り合わせでもあります。
このリスクを適切に管理し、双方が安心できる環境を整えるためには、明確なルールを定めた「マイカー通勤規定」が欠かせません。
しかし、ネット上のテンプレートをそのまま使うだけでは、各企業固有のリスクに対応しきれない場合も多々あります。
諏訪労務管理センターでは、最新の法令に準拠しつつ、貴社の立地や実情に合わせた「就業規則・マイカー通勤規定」の作成・改訂をサポートいたします。
労務リスクを未然に防ぐ明確なルール設計で、安全な企業運営をお手伝いします。
現在の規定内容に不安がある場合や、これから新たに規定を作成したいとお考えの企業様は、ぜひ一度当センターへご相談ください。
