従業員が企業の規律を乱すような行動をとったとき、会社としてどのように対応すればよいか、頭を悩ませる経営者や人事担当者の方は少なくないでしょう。
企業秩序を維持するためには、時に「懲戒処分」という厳しい措置が必要になることもあります。
しかし、この懲戒処分は、ルールを正しく定めて運用しなければ、かえって大きな労務トラブルに発展しかねません。
懲戒処分を行うためには、その根拠となる「懲戒規程」をあらかじめ就業規則に定めておくことが不可欠です。
今回は、企業の健全な運営に欠かせない懲戒規程を定める際のポイントについてご紹介します。
懲戒規程にはどのような処分を定めるべきか？
軽い処分から重い処分まで7段階で設定する
懲戒処分は、問題となる行為の重さに応じて科すのが原則です。
そのため、軽い処分から最も重い処分まで、段階的に設定しておくことが一般的です。
これにより、事案の性質や従業員の情状などを考慮し、柔軟かつ適切な処分を選択できます。
代表的な懲戒処分は、軽いものから順に以下の7つが挙げられます。
・戒告（かいこく）
口頭または文書で厳重注意し、将来を戒めます。
始末書の提出は求めない、最も軽い処分です。
・譴責（けんせき）
始末書を提出させ、自身の非を認めて謝罪させるとともに、将来同様の行為を繰り返さないことを誓約させます。
・減給
本来支払われるべき賃金から、一定額を差し引く処分です。
ただし、1回の減給額は平均賃金の1日分の半額まで、総額は一賃金支払期の賃金総額の10分の1まで、という法律上の上限があります。
・出勤停止
一定期間、会社で働くことを禁止する処分です。
その期間中の賃金は、原則として支払われません。
・降格
役職や職位を引き下げる処分です。
・諭旨解雇（ゆしかいこ）
懲戒解雇に相当する重大な違反があった場合に、会社が退職を勧告する処分です。
従業員が勧告に応じて退職届を提出すれば自己都合退職として扱われますが、提出しない場合は懲戒解雇となります。
・懲戒
解雇最も重い処分で、企業が一方的に労働契約を解除します。
予告手当なしで即日解雇されるケースもあります。
代表的な懲戒事由を具体的に列挙する
次に、どのような行為が懲戒処分の対象となるのか、「懲戒事由」を具体的に定める必要があります。
従業員が「これをしてはいけない」と明確に認識できるように、あいまいな表現は避け、できるだけ具体的に列挙することが重要です。
これにより、従業員の予見可能性が高まり、問題行動の抑止につながります。
代表的な懲戒事由には、以下のようなものがあります。
・経歴詐称
学歴や職歴などを偽って入社する行為。
・業務命令違反
正当な理由なく、上司の業務命令に従わない行為。
・勤怠不良
無断欠勤や繰り返される遅刻・早退など。
・ハラスメント行為
セクシュアルハラスメントやパワーハラスメントなど、他の従業員の人格を傷つける行為。
・機密情報の漏洩
業務上知り得た会社の機密情報を外部に漏らす行為。
・会社施設・備品の私的利用や窃取
会社のパソコンを私的に利用したり、備品を盗んだりする行為。
・職場外での非行
犯罪行為など、会社の社会的信用を著しく損なう行為。
想定外の事態に備え包括的な規定も設ける
懲戒事由を具体的に列挙することは大切ですが、世の中で起こりうる全てのケースを網羅することは不可能です。
そこで、具体的に列挙した事由の最後に、想定外の事態にも対応できるよう、包括的な規定を設けておくことが賢明です。
例えば、「その他、前各号に準ずる程度の著しく不適切な行為があったとき」や「会社の秩序を乱し、または著しく信用を失墜させたとき」といった一文を加えておくことで、規程に明記されていない問題行動にも対処できる柔軟性が生まれます。
懲戒規程が違法にならないための要件は？
就業規則に明記し全従業員へ周知する
懲戒処分を行うための大前提は、処分の種類と事由が就業規則に明確に記載されていることです。
そもそも就業規則に懲戒に関する定めがなければ、従業員を懲戒処分にすることはできません。
そして、就業規則を作成・変更しただけでは不十分で、その内容を全従業員に対して周知することが法律で義務付けられています。
社内の共有サーバーでいつでも閲覧できるようにしたり、各事業所の見やすい場所に備え付けたりして、誰もが内容を確認できる状態にしておきましょう。
違反行為と処分の重さのバランスを保つ
懲戒処分は、対象となる違反行為の性質や態様、結果の重大性などに見合った重さでなければなりません。
これを「懲戒処分の相当性」の原則といいます。
例えば、たった一度の軽い遅刻を理由に最も重い懲戒解雇を行うなど、行為と処分のバランスが著しく欠けている場合、その処分は「懲戒権の濫用」とみなされ、無効になる可能性が非常に高いです。
処分を決定する際は、過去の事例との公平性も考慮し、客観的に見て妥当な判断を下すことが求められます。
処分前に本人へ弁明の機会を与える
懲戒処分、特に解雇などの重い処分を下す前には、対象となる従業員本人に言い分を述べる機会（弁明の機会）を与えることが極めて重要です。
これにより、会社側が事実関係を誤認していないかを確認できるだけでなく、一方的な処分ではないという公正な手続きを踏んだことの証拠にもなります。
就業規則に「懲戒処分を行う際は、事前に本人に弁明の機会を与える」といった手続き規定を設けておくと、より丁寧な運用につながり、後のトラブル防止に役立ちます。
まとめ
懲戒規程は、企業の秩序を維持し、従業員が安心して働ける環境を守るために不可欠なルールです。
しかし、実際に従業員を処分する場面では、法律に基づいた極めて慎重な判断が求められます。
もし規定の不備や手続きのミスがあれば、処分が無効になるだけでなく、会社が損害賠償責任を問われるリスクさえあります。
「自社の就業規則に懲戒の規定はあるか」「今の規定で法的なリスクはないか」とご不安な場合は、専門家によるチェックを受けることを強くおすすめします。
諏訪労務管理センターでは、貴社の実情に合わせ、トラブルを未然に防ぐための就業規則作成・改訂をサポートいたします。
明確なルール設計で、会社と従業員の双方が納得できる健全な職場環境を整えましょう。
